摘要：信息化時代背景下，創(chuàng)新檔案管理工作對改善辦公室管理模式、提升辦公室管理效率具有重要意義。但當(dāng)前辦公室的檔案管理工作仍存在著許多問題，本文從研究這些問題的主要特征出發(fā)，提出關(guān)于創(chuàng)新辦公室的檔案管理工作的幾點(diǎn)建議，供檔案管理相關(guān)部門參考。
關(guān)鍵詞：信息化時代;辦公室;檔案管理;創(chuàng)新
檔案管理是辦公室管理工作的重要組成部分。推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)，有助于提升辦公室部門的工作效率。信息化時代的檔案管理是指在國家檔案管理相關(guān)部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，地方單位在檔案管理的實(shí)際工作中充分利用信息技術(shù)成果，對檔案資源實(shí)行數(shù)字化管理和服務(wù)。
一、信息化時代下創(chuàng)新辦公室檔案管理工作的意義
辦公室的檔案管理就是對辦公室檔案的收集、鑒定、保管、整理、利用等一系列活動。在信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式因缺乏科學(xué)技術(shù)的支撐，暴露出管理環(huán)節(jié)繁瑣、管理成本加大、管理流程冗長等一些問題，這些問題使辦公室檔案管理的工作效率得不到有效提升，越來越不適應(yīng)信息化時代對檔案管理的要求。信息化檔案管理的重點(diǎn)從檔案實(shí)體的保管和利用轉(zhuǎn)變成檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化存儲和提供數(shù)字化服務(wù)[1]。推動辦公室檔案管理的信息化建設(shè)，可以幫助解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的痼疾，改善辦公室管理工作的效率和質(zhì)量，對開展辦公室整體工作具有重要意義[2]。
檔案管理論文投稿刊物：《辦公室業(yè)務(wù)》雜志讀者對象為全國黨政軍機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體、高中等院校、科研機(jī)構(gòu)各級各類辦公系統(tǒng)工作人員。欄目設(shè)置有：視點(diǎn)、檔案學(xué)研究、圖苑論壇、網(wǎng)絡(luò)化﹒電子化﹒數(shù)字化、辦公自動化、科學(xué)管理與決策、管理與實(shí)踐經(jīng)緯、秘書園地、信訪﹒情報﹒保密工作研究、學(xué)科前沿、理論探討等。
二、信息化時代下影響辦公室檔案管理工作創(chuàng)新的因素
(一)管理人員來源繁雜，專業(yè)素質(zhì)偏低
檔案管理人員是檔案管理工作的主要組織者、策劃者、執(zhí)行者。管理人員責(zé)任意識、業(yè)務(wù)能力的強(qiáng)弱直接影響到辦公室檔案管理工作的開展。但當(dāng)下的辦公室檔案管理人員存在著來源繁雜、專業(yè)素質(zhì)偏低的問題。許多管理人員沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，管理人員身份有些是臨時工、志愿者，這些類型的管理人員在檔案管理工作中不能嚴(yán)格按照規(guī)范執(zhí)行，會影響辦公室檔案價值的發(fā)揮。在信息化社會，辦公室管理的內(nèi)容越來越豐富，辦公室工作的節(jié)奏也逐漸加快，這些變化對辦公室檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平提出了更高的要求。
(二)管理部門檔案安全意識缺乏
伴隨著信息技術(shù)革命發(fā)展的浪潮，辦公室部門在以后的檔案管理工作會越來越多地利用電子計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，這一方面使得檔案管理方式更加便捷、檔案利用更加開放，另一方面也使檔案信息的安全更容易受到黑客攻擊、計算機(jī)病毒等不良因素的影響，給辦公室檔案管理帶來全新挑戰(zhàn)。當(dāng)前，從事辦公室檔案管理工作的人員有相當(dāng)一部分是中老年群體，這部分群體年齡偏大，接受新鮮事物的速度較慢，對網(wǎng)絡(luò)信息安全的危害來源沒有明確的認(rèn)識，操作計算機(jī)進(jìn)行檔案管理時比較隨意，這些都會給辦公室的檔案數(shù)據(jù)信息留下安全隱患。
(三)檔案管理體系混亂，人力物力資源落實(shí)不到位
許多單位內(nèi)部沒有設(shè)置相對獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，沒有制定權(quán)責(zé)明晰的崗位責(zé)任制，檔案管理流程較為隨意，檔案管理人員身份存在正式、兼職交叉的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象必然導(dǎo)致檔案管理中推諉扯皮問題的出現(xiàn)。這既給辦公室的檔案管理創(chuàng)新增加了障礙，也嚴(yán)重制約了辦公室檔案管理的效率。自身的管理體系、人員編制呈現(xiàn)出混亂狀態(tài)，無法給整個辦公室、整個部門的工作帶來積極作用，上級領(lǐng)導(dǎo)也就很難在對檔案管理的人力物力調(diào)撥方面給予充分支持，相關(guān)資源落實(shí)不到位，辦公室的檔案管理創(chuàng)新難以有效地開展起來。
三、信息化時代下推動辦公室檔案管理工作創(chuàng)新的幾點(diǎn)策略
(一)加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)
信息化時代的辦公室檔案管理工作，需要大量利用電子信息管理技術(shù)，這就需要檔案管理人員不僅要系統(tǒng)了解一些基本的圖書館學(xué)、管理學(xué)等知識，還要深入掌握計算機(jī)管理系統(tǒng)的操作。加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升其綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，是辦公室檔案管理工作創(chuàng)新的重要任務(wù)。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接決定了辦公室檔案管理的工作質(zhì)量和水平。另外，辦公室部門在招收檔案管理人員時，可以提高對應(yīng)聘者計算機(jī)操作水準(zhǔn)的要求，從來源上提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。
(二)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)成果
利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，搭建科學(xué)、先進(jìn)的辦公室檔案信息管理系統(tǒng)可以提高管理人員的工作效率，加快相關(guān)人員查閱檔案的速度，節(jié)省辦公室檔案存放保管的空間，有效降低辦公室檔案管理人力物力方面的運(yùn)營成本[3]。發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)資源共享的優(yōu)勢，打破單位部門之間的信息壁壘，通過搭建部門之間的局域網(wǎng)絡(luò)，打造覆蓋面足夠廣、資源足夠豐富的公共檔案信息平臺。
(三)提高信息安全意識，消除檔案安全不良因素
辦公室檔案管理人員需要提高信息安全意識，要重視檔案管理工作的信息安全性，要積極制定相應(yīng)的信息安全策略，主動防范辦公室檔案管理信息泄露，消除危害檔案安全的不良因素[4]。一方面，部門內(nèi)部積極開展網(wǎng)絡(luò)安全知識培訓(xùn)，了解危害檔案安全的主要因素，了解防止檔案信息泄露的注意事項;另一方面，檔案管理部門進(jìn)行全面細(xì)致的調(diào)查，根據(jù)部門工作中的實(shí)際情況，數(shù)字化分析辦公室檔案信息風(fēng)險，以此制定信息安全快速應(yīng)對機(jī)制，增強(qiáng)信息安全防范工作的主動性，最大限度消除影響信息檔案安全的不良因素[5]。
結(jié)語
檔案管理工作是辦公室管理工作的主要內(nèi)容。面對當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，辦公室檔案管理工作也應(yīng)與時俱進(jìn)，以適應(yīng)時代和社會的要求。在檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程中，充分利用電子管理平臺等信息化手段，最大程度地提高工作效率。信息化管理是未來辦公室檔案管理的發(fā)展趨勢，辦公室管理和檔案管理相關(guān)人員應(yīng)積極順應(yīng)發(fā)展趨勢，積極利用信息化手段優(yōu)勢推動辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新，提升檔案管理信息化建設(shè)水平[6]。
參考文獻(xiàn)
[1]周琴.推進(jìn)改革與創(chuàng)新促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展——信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2020,(10):110-111.
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作者：趙研
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